Vässad digitalisering

Snabbt. Effektivt. Rättssäkert. Fördelarna är många för socialtjänsten som snart digitaliserar hela sin nämnds- och utskottsadministration. – Nu blir det mindre kö till kopiatorn, konstaterar utskottssekreterare Mette Fossum.

Enhet Arbetsmarknads- och socialförvaltningen Gärdhemsvägen 9 461 83 Trollhättan 0520-49 50 00 Arbetsmarknads- och socialförvaltningen

Sedan 2015 har de förtroendevalda i socialnämnden och sociala utskottet kunnat ta emot kallelser och ärenden som inte varit sekretessbelagda via sin läsplatta. Men nu finns tekniskt understöd för att också kunna skicka dessa ärenden digitalt, vilket har många fördelar.
– Vi skickar sekretessbelagda ärenden med posten, men de kan hamna på villovägar. Det blir tidsbesparande för politikerna eftersom de kan få de handlingarna tidigare och hinner läsa på, säger utskottssekreterare Mette Fossum.

Processen blir också säkrare eftersom utskottssekreterarna bara ger behörighet till de direkt berörda att läsa ärendet. För att kunna ta del av ärendet krävs ett tvåfaktorsinlogg – och när ärendet sedan är behandlat i utskottet/nämnden tas behörigheten bort.
– Förut lämnades de sekretessbelagda handlingarna tillbaka efter behandling. Nu trycker utskottssekreterarna på en knapp, så försvinner handlingarna. Då är det heller ingen risk att de försvinner någonstans, säger IT-utvecklare Cecilia Wilson.   

De slipper spendera tid vid kopieringsmaskinerna, vilket både sparar tid och pengar.
– På sikt innebär det en direkt besparing på 100 000 kronor, vilket är den årliga kostnaden för tryck och frankering. Sedan tillkommer arbetstiden och den manuella hanteringen som krävs, säger utskottssekreterare Jenny Adamsson. 

Under vårens testperiod har två förtroendevalda från sociala utskottet deltagit, men nu får samtliga ledamöter i utskottet handlingarna digitalt. Responsen har varit positiv, och målsättningen är att på sikt få över också nämndens ledamöter.
Det skulle också innebära en tids­besparing för sekreterarna, vilket välkomnas.
–  Vi arbetar på en administrativ enhet där det alltid finns mycket att göra, avslutar Jenny Adamsson och Mette Fossum.

Senast granskad 2018-11-13 av Per Ivarsson