Theres och Katja, planeringssamordnare

Brukarnas behov i fokus med central schemaläggning

Drygt ett år har gått sedan schemaläggningen centraliserades i Trollhättans Stads omsorgsförvaltning. Trots att många utmaningar kvarstår har schemaläggarna kunnat se flera förbättringar med det nya sättet att planera.

Personer
Enhet Omsorgsförvaltningen Gärdhemsvägen 9 461 83 Trollhättan 0520-49 50 00 Omsorgsförvaltningen

Theres Axelsson och Katja Johansson har bägge jobbat som schemaläggare ute i omsorgsförvaltningens verksamheter. Sedan drygt ett år tillbaka jobbar de på en central enhet som planerar personalens scheman.
– Vi arbetade med schemaplanering redan innan också, fast på olika enheter, säger Theres och Katja.
Att schemaplaneringen skulle varit bättre när det gjordes ute på enheterna är ingen beskrivning Katja och Theres känner igen. Istället ser de mängder med fördelar sedan schemaläggningen centraliserades.
– Vår kunskap om schema har växt väldigt mycket det här året. Vi har hittat många fel från tidigare som kunnat åtgärdats. Det är även tryggare för personalen när vi sitter och gör detta ihop eftersom det blir både mer jämställt och korrekt.

Positiv trend

Sedan april 2018 har antal scheman som har mindre än 11 timmars dygnsvila minskat med 36 procent. Scheman där personalen arbetar mer än 48 timmar per vecka har minskat med 60 procent och delade turer har minskat med 9 procent.
– Vi har egentligen ingen åsikt om hur schemat ska se ut. Vi utför ett uppdrag där vi måste följa de behov, lagar och regler som finns, säger Theres och Katja.

Tufft första år

Trots regler och lagar som schemaläggarna måste förhålla sig till har det varit ett tufft första år på den nya enheten. Bland annat har det förekommit många personliga påhopp, både på och utanför jobbet.
– Vi är stolta över vårt jobb, men visst är det tufft med alla de påhopp som förekommit. Det är dock fortfarande behov, lagar och regler som styr hur schemat ska se ut. Chefen beställer ett jobb och vi utför jobbet utifrån det, säger Katja.
– Alla kan inte alltid vara nöjda. Samtliga scheman kan kritiseras utifrån olika synpunkter. Det var precis likadant innan schemaläggningen centraliserades, säger Theres.

Utmaningar

En av de största utmaningarna för schemaläggarna är alla personliga önskemål.
– Vi ser många önskemål i schemat utifrån personalens sociala liv. Det kan till exempel vara vissa som vill sluta en halvtimme tidigare för att de tycker att det blir för mycket trafik när de skulle ha slutat egentligen. Jag har inget emot att lösa det, men då behöver jag sätta någon annan på den halvtimmen, säger Katja.
– Personalen tänker oftast inte på vilka konsekvenser önskemålen ger och hur det påverkar kollegor som får täcka upp istället, säger Theres.

Förändrade behov

Med en samplanering och större helhetsbild ska omsorgsförvaltningen bli bättre rustade för framtidens utmaningar. Med fler människor som behöver hjälp, där tiden när hjälpen behövs varierar, är det många pusselbitar som ska klaffa när schemat sätts.
– Behovet för brukarna förändras och vi måste hänga med i den utvecklingen, säger Theres och Katja.

Senast granskad 2019-11-14 av Jonathan Hjort